（株）日宣印刷 様プライバシーマークは運用してこそ
プライバシーマークを取得されるきっかけは？
「営業的に必要となりました」と語る神田専務。
その必要性は感じられていたそうですが、ちょうど同じ時期に「御社はプライバシーマークを取得していますか？」とのクライアントからの問合せが増えだし、機密情報に関する覚書の締結を求められたりと現実問題として取得しなければいけないと実感されたということ。
また、新規案件の営業を行う際もまず確認されるのがプライバシーマーク認定の有無であり、プライバシーマークを取得していないとなると話を進めるのがなかなか難しかったということでした。
プライバシーマークを取得されるにあたって大変だった事は？
「規程類や記録類など書類を作成するのが大変でした」
体制的には、個人情報保護管理責任者に現場の担当者を・・・と思われたこともあったそうですが、現場の担当者は、日々の業務が忙し過ぎて文書をまとめる時間がない・・・・。
当初の目的である「まず！プライバシーマークの認定をとる」ということを前提に、管理部と神田専務の方で文書作成を進めていかれました。
従業者への周知徹底の秘訣は？
プロジェクトが動き出すと同時に、朝礼を利用して「プライバシーマークとはどういうもので、それには何をしなければいけないのか」ということを周知されました。また、自身で作成したプライバシーマークについての資料を従業者に配って、数回に渡って説明を行われました。その成果もあって、仕事中に「これは個人情報じゃないですか？」など質問が出たり・・次第に現場の担当者の意識がプライバシーマークに向きはじめたそうです。
神田専務のお話をお聞きすると、プライバシーマークを取得するにあたってのキーマンはやはり個人情報保護管理者だ！と改めて感じました。現場の担当者の意識がプライバシーマークに向けば、後は現場で運用できるルールを決めてあげて周知する。何の為のルールか「個人情報を保護する為に必要なルールなんだ」と抵抗なく現場に受け入れられやすい流れになります。
多数の企業をご支援させていただいていると、個人情報保護管理者は熱心にやっておられるのに・・・従業者のみなさんの協力、理解をなかなか得られないという企業も少なからずあります。しかし株式会社日宣印刷様は、従業者の一人一人が、自分が携わる業務の中で「これは個人情報を取扱う業務である」ということを認識し、社内全体で運用されています。
今回は、ご参考として株式会社日宣印刷様の運用のポイントを紹介！
■POINT 1
・社内で決めたルールをどう守らせるか？が重要。
ルールを守らせるために、口うるさく言うことも大事。
ただし、従業者が嫌になってしまわない程度に
■POINT 2
・社内を個人情報保護管理者が巡回し、気になるところをチェック
・現場レベルに合ったルールを決める。
不都合があれば、ルールの見直しも行う。
印刷業におけるプライバシーマークとは？
最後に、今後の印刷業におけるプライバシーマークの価値をお聞きしました。
「インターネットの普及により、個人のお客様を対象とした印刷の受託業務が増加しているので、当然、印刷業でもプライバシーマークを取得する企業は増えていくだろう。お客様の個人情報を取扱っていく企業としては、プライバシーマークはなくてはならないものだ」と強く語っていただきました。
当社のユーザー様の中でプライバシーマーク取得が最速だったのは株式会社日宣印刷様でした。
申請書類の完璧さ、事務局からの問い合わせへの迅速な対応、改善報告書の早期提出などを着実に実施され、申請後２ヶ月で認定取得となりました。
