プライバシーマークを取得されるきっかけは？

「営業的に必要となりました」と語る神田専務。
その必要性は感じられていたそうですが、ちょうど同じ時期に「御社はプライバシーマークを取得していますか？」とのクライアントからの問合せが増えだし、機密情報に関する覚書の締結を求められたりと現実問題として取得しなければいけないと実感されたということ。
また、新規案件の営業を行う際もまず確認されるのがプライバシーマーク認定の有無であり、プライバシーマークを取得していないとなると話を進めるのがなかなか難しかったということでした。

プライバシーマークを取得されるにあたって大変だった事は？

「規程類や記録類など書類を作成するのが大変でした」
体制的には、個人情報保護管理責任者に現場の担当者を・・・と思われたこともあったそうですが、現場の担当者は、日々の業務が忙し過ぎて文書をまとめる時間がない・・・・。
当初の目的である「まず！プライバシーマークの認定をとる」ということを前提に、管理部と神田専務の方で文書作成を進めていかれました。

従業者への周知徹底の秘訣は？

プロジェクトが動き出すと同時に、朝礼を利用して「プライバシーマークとはどういうもので、それには何をしなければいけないのか」ということを周知されました。また、自身で作成したプライバシーマークについての資料を従業者に配って、数回に渡って説明を行われました。その成果もあって、仕事中に「これは個人情報じゃないですか？」など質問が出たり・・次第に現場の担当者の意識がプライバシーマークに向きはじめたそうです。

神田専務のお話をお聞きすると、プライバシーマークを取得するにあたってのキーマンはやはり個人情報保護管理者だ！と改めて感じました。現場の担当者の意識がプライバシーマークに向けば、後は現場で運用できるルールを決めてあげて周知する。何の為のルールか「個人情報を保護する為に必要なルールなんだ」と抵抗なく現場に受け入れられやすい流れになります。
多数の企業をご支援させていただいていると、個人情報保護管理者は熱心にやっておられるのに・・・従業者のみなさんの協力、理解をなかなか得られないという企業も少なからずあります。しかし株式会社日宣印刷様は、従業者の一人一人が、自分が携わる業務の中で「これは個人情報を取扱う業務である」ということを認識し、社内全体で運用されています。

■POINT 1
・社内で決めたルールをどう守らせるか？が重要。
　ルールを守らせるために、口うるさく言うことも大事。
　ただし、従業者が嫌になってしまわない程度に

■POINT 2
・社内を個人情報保護管理者が巡回し、気になるところをチェック
・現場レベルに合ったルールを決める。
　不都合があれば、ルールの見直しも行う。

印刷業におけるプライバシーマークとは？

最後に、今後の印刷業におけるプライバシーマークの価値をお聞きしました。
「インターネットの普及により、個人のお客様を対象とした印刷の受託業務が増加しているので、当然、印刷業でもプライバシーマークを取得する企業は増えていくだろう。お客様の個人情報を取扱っていく企業としては、プライバシーマークはなくてはならないものだ」と強く語っていただきました。

当社のユーザー様の中でプライバシーマーク取得が最速だったのは株式会社日宣印刷様でした。
申請書類の完璧さ、事務局からの問い合わせへの迅速な対応、改善報告書の早期提出などを着実に実施され、申請後２ヶ月で認定取得となりました。

プライバシーマークは取得していて当然

「プライバシーマークがないと現在と同じようにお仕事を依頼するのは厳しいですね。」
と取引先のお客様から宣告されました。
半年ぐらいは「そのうち、そのうち、、」と先延ばしにしながら切り抜けていました。しかし、次第に高まる消費者、顧客からのユーズを感じ、「営業的にプライバシーマークが必須になるだろうと思い、印刷産業の企業として今後に危機感を抱いた。」とおっしゃる営業の濱崎様。

そこで、国際印刷工業株式会社様ではプライバシーマークを取得することに・・・。
しかし、当初はプライバシーマークを意識している社員は極わずか。
どうやってプロジェクトの体制を整えるべきか・・と小笠原本部長は悩まれました。
「やはりお客様から身近に質問を受ける営業担当者がプライバシーマークについて知っておくべきだ」ということで営業部員がメインの体制を整えられたそうです。

営業活動とプライバシーマーク取得の間で

「やはり営業業務とプライバシーマーク取得への準備、運用の両立は想像以上に大変でした」
と語られる、全体を取り纏める役割であった濱崎様と営業部の資料作成を担っていた上田様。
メンバーとの打ち合わせや作業時間がなかなか取れず、集中して資料作成ができる時間がもっとあればと思われたそうです。

〜そんなみなさまが考える理想の個人情報保護管理者とは〜

• 通常社内にいて、資料・文書作成に慣れている部門の人
• 部門毎に指示を出せる立場の人
• 社内の取り決めなど決断出来る立場の人

プライバシーマークの有効活用

名刺にプライバシーマークを記載するのはもちろん、電子メールの署名にプライバシーマークを記載。「プライバシーマーク取得の効果は大きいですよ！」と、プライバシーマークを様々な場面で有効活用されていました。

プライバシーマーク更新に向けて

前回の経験から、更新に向けての体制を全面的に見直されました。
今では月に一度、個人情報保護委員会を開催し、その中で決定したことや連絡事項などを各部門責任者が部門内に周知徹底しているそうです。また、プライバシーマークが全従業者で運用できるように、「運用チェックシート」を活用し、各部門で毎月日常点検を実施されています。

プライバシーマークは、取得して終了ではなく、マネジメントシステムの運用の始まりなのです。

申請してからが大変

今回インタビューに応じていただいたのは、全てお一人でプライバシーマーク取得の作業をされた中田次長です。
たった一人でかなりご苦労されたのでは･･･と思い、申請するまでに大変だったことは？と伺うと「あんまりなかったなぁ。雛形もらってるから、自社の内容にアレンジするだけでよかったし。申請してからの方が大変やったわ」との回答。
実際に一番苦労されたのは「書類審査」の指摘事項の対応だったそうです。これは、申請まではただ、作業をこなしていくという感覚だったので、規格の意味をちゃんと理解できていなかったので、指摘されてもその意味がわからなかったからだそうです。
中田次長はかなりの勉強家で、申請前にかなり勉強されていたそうですが、実際に指摘されてやっと理解できるようなこともあったそうです。(もちろん、弊社から申請後のフォローもしっかりさせていただきました)

なぜ自力で取得しなかったのか？

かなりプライバシーマークのことを勉強されていた中田次長。市販の本を購入したり、セミナーにもいろいろと行かれており、何社かコンサル会社の話も聞いていたそうです。それだけ勉強されていたら、自力で取得しようと思われなかったのでしょうか？お伺いしてみました。
「自力で取得しようとは思わんかった。意味がわからんし、よいコンサル会社があれば、頼む方がいいでしょう」との回答。
それだけ調べられているお客様に選んでいただいて、とてもうれしいです。

ちょっと工夫したこと

実は、書類審査の印象をよくするために、提出する書類にかなり気合を入れられたそうです。
バインダー、シールの色を統一、プチプチで梱包、挨拶状など・・・かなり丁寧に作成したので、審査員の印象がよかったのかも！･･･とのこと。
実際に、審査にどの程度影響するのか分かりませんが、そんなにマメな中田次長が作られた書類ですから、中身のレベルも高かったですよ。

社員全員が理解する

にっこう社様が丁度プライバシーマーク取得を検討されている時、有限会社から株式会社に変わり、それとともに会社を引越され、社員も増えて・・・と会社が激変するタイミングでした。
そんなお忙しいタイミングでプライバシーマーク取得にとりかかったにも関わらず「これから会社のルールを決めていく、というタイミングだったので、特別なことをするという感じではなかったんですよ。」と徳丸社長。
従業員の方からの反発もなかったそうです。
それには、にっこう社様の社内の体制が影響していたように思います。かならず最終決定はみんなで決めるようにし、全員が「なぜやるのか？」を理解しながら進めることができたからだと徳丸社長は感じていらっしゃるようです。
「最終決定は全員で」というのは中規模以上の企業では難しいですが、「全員が理解する」というのは工夫次第でどんな規模の企業でもできるのではないでしょうか。

しんどかったこと

本来のプライバシーマーク取得作業のひとつである「社内のルールを決めていくこと」それ自体には、それほど苦労はされなかったというにっこう社様ですが、「プライバシーマーク取得で一番しんどかったことは？」と担当の千田様にお伺いしたところ･･･
「現地審査」と「書類作成」と即答していただきました（笑）
「審査されること」や「慣れない書類を作成すること」には大変苦労されたそうです。中でも書類作成については、弊社のサンプル文書をお渡ししたのですが、逆にサンプルに頼りすぎて自社に合わない内容になってしまったり･･･といったこともあったそうです。
そんな状況で、コンサルタント（吉川）が家庭教師のようだったのでキャッチボールがしやすく、心強かったと言っていただきました。ありがとうございます！

更新は自力で？！

一度経験しているので、更新は自力でチャレンジしてみようかな･･･と考えられているそうです。
次回の更新は改訂されたJISQ15001:2006となるので、取得の時よりも厳しい審査になると思います。
弊社では、にっこう社様のように自力更新を目指す企業様をサポートするため、セミナーや部分的にサポートするサービスを提供いたしております。是非、弊社をうまく活用して、プライバシーマーク更新にむけて頑張ってください！！

安全管理措置がちゃんととれている会社にプライバシーマークが付いてくるべき

今ではそう言い切る丁野社長ですが、当初プライバシーマーク取得を思い立ったきっかけは、多くの企業と同じく「営業の為」だったそうです。
それが、コンサルティングをさせていただく中で、いままで意識していなかった社内の仕組みや安全措置、リスクなどを整理することができ、個人情報保護法や JISQ15001規格の意味が理解できたことで「安全管理措置がちゃんとできている会社にプライバシーマークが付いてくるべきなんだ」と気づいたそうです。
今では、プライバシーマークを取るために安全管理措置をやるのではなく、安全管理措置の為にプライバシーマークを取るんだ！と断言されてます。

厳しい審査員はおすすめです（笑）

弊社のお客様の中でも、まれにみる厳しい審査員に当ってしまったエイディエム様。当初、厳しすぎて社長のモチベーションが落ちてしまわないかと心配していたのですが、そこは「さすが丁野社長！」うまく審査員の方とコミュニケーションをとられ、最終的には「厳しいからこそ、プライバシーマークのことをよく理解できましたよ」と笑って語っていただきました。
逆に、優しすぎる審査員だと本来のプライバシーマークの意味が理解できないまま「プライバシーマークを取得するための対策」という考え方から抜け出せずにいたかもしれません。そういう意味では厳しい審査員はおすすめです。

社長の意識が大切。何かあったときに困るのは社長なんだから。

社長自らの言葉だけあって重みがあります。
たまに「何のためにしてるのか？なかなか社員に浸透しない･･･」という声を耳にしますが、これに対して丁野社長は「社長の意識次第だよ」と断言します。
確かに、担当者レベルの方がいくら熱く語っても限界があります。また、何かあったときに会社を代表して責任を取るのは社長なのです。
社長の意識・危機感を社員は敏感に感じるものですよね。